Céges rendezvények szervezése – hogy felejthetetlen élmény legyen!

Pontosan erről van szó: egy felejthetetlen esemény megtervezése! Magadon is „kipróbálhatod”: mire emlékszel (főleg, ha már régóta a munkáltatódnál dolgozol)? A 24. egyeztető megbeszélésre? Vagy a céges ünnepségekre, ahol végre kicsit kötetlenebben cseveghettél a kollégákkal és a feletteseiddel, és jól érezted magad?

Bár a céges rendezvények ilyen fontos szerepet játszanak a szakmai pályafutás emlékeiben, a tervezésük gyakran inkább mellékesen történik. A hatalmas feladatokat tehát a mindennapi munkaterhelés mellett kell elvégezni, és ez kár, mert – mint már említettük – a céges rendezvények igazi mérföldkövekké válhatnak a vállalati pályafutás során. De bizonyos dolgokat nem lehet megváltoztatni; amit viszont meg lehet tenni, az az, hogy a tervezést hatékonyan végezzük el, és lehetőleg elkerüljük azokat a hibákat, amelyeket mások már korábban elkövettek. Itt jön képbe a vállalati rendezvények tervezéséről szóló cikkünk!

Az ünneplés típusa – mit is ünneplünk tulajdonképpen?!

Ez a kérdés triviálisnak tűnik, de szilárd alapot nyújt a sikeres tervezéshez. Cégjubileum, termékbemutató, csapatépítő rendezvény vagy az éves karácsonyi ünnepség? Mit is kell valójában ünnepelni? Ettől függően fontos döntéseket lehet meghozni, például a helyszín és a résztvevők számát illetően. Így például a csapatépítő rendezvények esetében gyakran jó, ha „egyszerűen csak kimozdulunk”, hiszen a dobozon kívüli gondolkodás nem mindig működik a doboz közepén, vagyis a saját irodai vagy vállalati helyiségekben. Ha például a munkatársak családjait is meghívják, egyszerűen több helyre van szükség a tevékenységekhez, míg egy termékbemutatót némi előkészítéssel és kreativitással a saját helyiségekben is meg lehet ünnepelni.

Ki ünnepel kivel?

Az esemény jellegétől függően megkezdődhet a vendéglista összeállítása. Itt szoros egyeztetésre van szükség az összes érintett féllel – hiszen semmi sem kínosabb, mint ha bizonyos munkatársakat egyszerűen elfelejtenek, vagyis nem hívnak meg. Csak a belső munkatársak vegyenek részt az ünnepségen, vagy külsősök is? Például üzleti ügyfelek vagy a munkatársak családtagjai? A résztvevők számától függően lehet kiválasztani a helyszínt.

Hogyan ünnepelünk?

Gyakran azt gondoljuk, hogy pár pohár, tányér és apró falatok is elégek, hiszen az emberek csak együtt akarnak ünnepelni. Ahhoz, hogy egy ilyen felállás sikeres ünnepséget eredményezzen, valószínűleg nagyon tapasztalt „bulizókra” van szükség, vagyis ez csak a legritkább esetekben működik… Inkább tervezz nagyban, majd később rövidítsd le az eseménylistát. Ne hagyd ki egyetlen ötletet sem, és főleg engedd szabadjára a kreativitásodat:

• Mottó?
• DJ / Élő zene?
• Színpadi fellépések?
• Kabaré-művészek/műsorvezetők/motivációs előadók?
• Gasztronómia?
• Rendezvényhelyszín?
• Kiegészítők és kínálat? 

Talán ebből akár egy ünnepi napot is lehetne csinálni a következőkkel:

• egy sörgyárban tartott vezetett túra
• közös munka például egy szappanosdoboz-versenyen
• egy túranap különleges kihívásokkal
• Közös főzőrendezvény

Gondold át alaposan, milyen szórakoztató program illik a vendégeidhez. A legjobb, ha megbeszéled az adott csapat vezetésével, hogy mi alkalmas az egyes munkatársak számára. Ha külső vendégek számára szervezel programot, azt is mérlegelni kell, mi illik hozzájuk. Röviden: minden lehetséges, legalábbis addig, amíg a költségvetési korlátok meg nem lettek határozva (ezért ezt a „zavaró tényezőt” szándékosan a cikk végére tettük, mondhatni hangulatgyilkosként).

Meghívás, meghívás, meghívás

Míg feltehetően szinte mindenki a karácsonyi ünnepségre vár – vagyis ez már szilárd, éves hagyomány –, addig a különleges, „egyszeri” eseményeknél kicsit mélyebbre kell nyúlni a kommunikációs eszközök tárházában. Itt is attól függ, hogy pontosan mit ünnepelünk. Így például egy postai úton elküldött, gondosan megtervezett meghívó hivatalosabb jelleget kölcsönözhet egy termékbemutatónak. Egy csapatépítő rendezvényhez viszont talán elegendő egy e-mail, egy értekezletre szóló meghívó és egy kiírás egy jól látható helyen az irodában, a vállalati csarnokban vagy a kávézóban.

Hogyan szervezzem meg az egészet?

Itt érkeztünk el a valójában legnehezebb ponthoz, illetve ahhoz a ponthoz, amitől valószínűleg a legtöbb szervező tart, nevezetesen a tényleges tervezéshez! Egy jó tipp, ami ugyanakkor rossz is lehet: talán vannak olyan kollégák, akiket már korábban is megbíztak céges rendezvények tervezésével, akik már szereztek tapasztalatokat, és ezeket továbbadhatják. Úgy is mondhatjuk, hogy nem kell a nulláról kezdeni. Ez azonban egyben a dolog negatív oldala is, hiszen nem szabad 1:1-ben újra felhasználni a régi tervezési mintákat. Az új ötletek friss szelet hozhatnak az ünnepségekbe – ha például ugyanazt a helyszínt már x-edik alkalommal választották, talán itt az ideje valami újnak?

Érdemes lehet a cég belső körében is körbeérdeklődni, hogy vannak-e motivált segítők. Gyakran éppen azok a munkatársak, akiktől a legkevésbé várnánk, hirtelen felülmúlják magukat, és hatalmas elkötelezettséggel terveznek, szerveznek, megvalósítanak mindent, hogy az ünnepség felejthetetlen legyen.

„Zavart okozó tényező”: a költségvetés

Végül természetesen a költségvetés is döntő fontosságú a tervezés során. Ha tehát csak a kabaréművészre futja, de emellett sem ételre, sem karácsonyi ajándékokra nem marad pénz, akkor a költségvetést rosszul osztották el – és a kollégák szinte biztosan csalódottak lesznek (kivéve, ha a kabaréművész valóban nagyon szórakoztató). A pénzügyi osztállyal való egyeztetés egyaránt hozhat egyértelműséget és megtakarítási lehetőségeket: vajon az ünnepség egyes részei, vagy akár az egész rendezvény adólevonható?

Összességében elmondható, hogy a jó előkészítés időt takarít meg, amelyet közvetlenül a tervezés kellemesebb oldalaira fordíthatunk: az ötletek és a kreativitás kibontakoztatására, valamint arra, hogy szervezőként begyűjtsük az összes dicsőséget és dicséretet!