Rendezvénytípusok: a konferenciáktól az esküvőkig

Legyen szó esküvőkről, kongresszusokról, partikról vagy kisebb fogadásokról – függetlenül attól, hogy milyen nagyszabású és átfogó lesz az esemény, a kezdetek kezdetén mindig fel kell tennünk magunknak ugyanazokat a kérdéseket: Mi az eseményem háttere? Hány embert hívok meg? Mikor kerül sor az egészre? És hol rendezem meg az eseményt? Tehát a tervezés előtt fel kell tennünk az esemény értelmére vonatkozó kérdéseket, és nem szabad egyszerűen csak belevágni a tervezésbe. Vagy fogalmazzunk úgy: azokat az eseményeket, amelyeket terv nélkül szerveztünk meg, általában elég gyorsan felismerjük…

Hogy megkönnyítsük a döntést, összeállítottunk neked néhány rendezvénytípust. Nevezzük ezt az eseményvilág „mit szeretnél?”-jének.

Esti rendezvények és partik (gála/bálok/partik)

Triviális, de mégis meghatározó az esemény szempontjából az a tény, hogy az esti rendezvények – legyen szó akár hivatalos gáláról, bálról vagy kötetlen buliról – este kerülnek megrendezésre. Ilyenkor általában kísérőket is magukkal visznek (önként vagy kényszerből), ami jelentősen befolyásolja a résztvevők számát. Az esti rendezvények formájától függően a bálok és a gálák (igen, valóban gáláknak hívják őket) szervezési szempontból valamivel bonyolultabbak, mint a partik.

Míg a bálokon és gálákon a kiváló minőségű anyagokra helyezik a hangsúlyt, Meghívók, Menükártyák és Dekoráció amire támaszkodni kellene, a buliknál gyakran már elegendő Szórólap, Matricák és karton tányérok.

Kiállítások és vásárok

Üzleti szempontból itt rengeteg új kapcsolatot lehet kialakítani, és a vállalkozást vagy a terméket egy széles, többnyire nagyon érdeklődő közönségnek lehet bemutatni. A látogatók úgy mondhatnánk, azzal a szándékkal érkeznek, hogy valami újat ismerjenek meg. Ez egyrészt megkönnyíti a dolgot, másrészt sajnos nem vagyunk egyedül, ezért időben gondoskodni kell a kiállítási standjának megfelelő felszerelése gondoskodni. 

Lehetséges eszközök a látogatók célzott irányítására a saját standhoz: Pult, Zászlók, Világító oszlopok, Sátrak/pavilonok és még rengeteg más Szórólapok. Hiszen a népszerű kiállítási táskákat a saját anyagokkal kell megtölteni, mielőtt más megtenné. Itt néha kicsit kreatívabbnak is lehet lenni, az ötödik golyóstoll bizonyos körülmények között már nem kelt olyan nagy „wow” hatást.

Minden rendezvénylátogató elérhető

Természetesen öröm, ha ismerős arcokat látunk a rendezvényünkön. De az új arcok is előreviszik az üzletet. Ezeket a potenciális rendezvénylátogatókat természetesen nem a saját CRM-csatornáinkon keresztül érhetjük el (vagyis a meglévő ügyfelek gondozásával). Mivel az új ügyfelek megszerzése egy nagyon sokrétű terület, és túllépné ennek a kis alfejezetnek a kereteit, csak annyit mondanék: kik lehetnek a potenciális új ügyfelek, és hogyan érhetem el őket? Akár speciális célzással a közösségi média hirdetésein keresztül szólítom meg őket, akár taktikai szempontból okosan elhelyezett kültéri kampányokkal (lásd a témával kapcsolatos cikkeinket Külső reklám), ha nem tudom, kik lesznek a leendő látogatók, az bonyolulttá és drágává válik, és kevés esély van arra, hogy hosszú sorok alakuljanak ki a bejáratnál. 

A fesztiválok: az események csúcsa

A kis fogadásokkal ellentétben a fesztiválok gyakorlatilag az eseményszervezés mesterkurzusai. A látogatók ugyan itt is állnak, de ez valószínűleg az egyetlen közös pont, hiszen egy fesztivál méretétől függően igazi szervezési óriásfeladattá válhat. Itt ugyan elegendőek lehetnek a színpadi bannerek és a kiállítási elemek, de ha egyszer már több ezer vendégre számítanak, akkor a Gyártási lista gyorsan a tetejére.

Felkészülve a cég jubileumára

Egy jubileum megünneplése szinte már személyes ügy. Munkatársak, társak és fontos ügyfelek – ennyi az egész. Úgy is mondhatnánk, hogy saját magunkat ünnepeljük, és hogy minél tovább emlékezzünk rá, a megfelelő Ajándéktárgyak rendkívül fontos. Így egy 30 éves jubileum alkalmával kifejezhető a csodálat a 10 éves jubileumi kitűző alig tudtam visszafogni a szomszéd asztalnál ülő kolléganőmet.

Két ember szerelmének ünneplése

A „Masterclass” elnevezést ugyan eddig fesztiváloknak adták, de az esküvők szervezése tekintetében teljes mértékben összehasonlíthatók a fesztiválokkal. Bár általában kevesebb, mint „ezrek” vendég érkezik, gyakran mégis úgy tűnik, mintha több lenne. Különösen az esküvők esetében igaz, hogy a pénz néha már nem számít, semmi sem hiányozhat, és ha a Tájékoztató tábla ha a „Buffett” felé mutató nyíl hirtelen meggörbül, vagy a rajta lévő felirat elmosódik, a dráma szintje gyorsan a végtelenbe szökik.

Konferenciák és kongresszusok

Itt találkoznak a szakértők, részben akár nemzetközi részvétellel is, egy-től akár több napig tartó rendezvényeken. Az ember azért jön, hogy valamit magával vigyen. Még ha ez inkább üzleti szempontokra korlátozódik is, mégis Blokkok, Mappa, Brosúrák vagy Mappák magával kell vinni – ezeket tehát a konferencia/kongresszus arculatához igazodva kell gyártatni.

A saját csapat megerősítése

A csapatszellem erősítése, az egymás jobb megismerése, a szórakozás. Ezek a vállalati rendezvények alapkövei. Számtalan lehetőség kínálkozik arra, hogy ezeket az emberi kötelékeket még szorosabbá tegyük. Lehet ez egy délután különböző sportos játékokkal, de közös főzés is lehet. Amire szinte mindenki örül, függetlenül az esemény típusától, azok az olyan emlékek, mint Pólók vagy Kabátok. 

Új termékek bemutatása

Ízlés kérdése, hogy hogyan szeretnénk bemutatni az új termékeket vagy eredményeket. A hírességek által vezetett bemutatóktól a heti értekezleteken tartott kis termékbemutatókig, a fény- és lézer show-któl egészen egy PowerPoint-diáig. Hogy a „BIG BANG”-et választjuk-e vagy sem, az mindannyiunkon múlik. Az esemény mérete azonban természetesen döntő fontosságú a felkészülés szempontjából. A helyben elhelyezett plakátok egészen Külső reklámkampányok Minden lehetséges.

Szemináriumok és műhelyek

Tudásátadás – ez a rövid összefoglalás. Különösen kisebb körben a leghatékonyabb ez az információáramlás, feltéve, hogy megfelelő helyszín és előkészítés áll rendelkezésre. A szünetek fontosak, az étkezés is. Bár lehetőség van szemináriumok és workshopok online, webinárium formájában történő megtartására is, a személyes kapcsolatnak mégis vannak előnyei. Ez nagymértékben függ a program terjedelmétől és a témáktól; így például egy 2 órás szemináriumra nem lenne szükség arra, hogy az összes munkatárs más régiókból utazzon ide. Azonban aki már részt vett valaha egy többnapos, távoli, képernyő előtt zajló workshopon, az biztosan inkább az ideutazást választaná.

Ha „offline” szemináriumot szervezünk, érdemes megfontolni „offline” anyagok előállítását, például Golyóstoll, Mappák, Blokkok vagy akár teljes Brosúrák a megvitatandó szakterületekkel kapcsolatban.

Nyílt nap

Ahogy a neve is mutatja, a látogatókat behívjuk a mindennapi munkába. Ez vonatkozhat az iskolai életre, de az irodai munkára, gyárcsarnokokra vagy kutatóintézetekre is. Szóval kis PR-eseményekről van szó, amelyek során hiteles bepillantást nyújthatunk a kulisszák mögé. Az élmény kicsit meghosszabbítása érdekében apró ajándékokkal és kis meglepetésekkel adhatunk át egy kis darabot ebből az élményből, így jó emlék maradhatunk, és behatolhatunk a látogatók mindennapjaiba is.